Control de inventario en restaurantes, sin conteos eternos ni faltantes

El inventario es donde se esconde la plata de un restaurante: lo que compras, lo que se vence, lo que se pierde y lo que nunca se registró. Un local típico destina un tercio de sus ventas a insumos, y buena parte de esa plata se filtra entre la recepción y la cocina. Controlar inventario no es contar para tener un número: es cerrar esas fugas una por una.

El método: inventario perpetuo, no conteo mensual

Hay dos escuelas. La primera es la del conteo periódico: no llevas registro detallado, cierras el local un día al mes y cuentas todo. Es lenta, para la operación y llega al problema cuando ya pasó. La segunda es el inventario perpetuo: cada movimiento descuenta o suma al momento — la compra que entra, el pedido que sale, la merma que se baja — y el stock siempre refleja la realidad. Esa es la práctica recomendada, con conteos cíclicos para corregir la deriva.

FIFO: el lote que entra primero, sale primero

First In, First Out. El lote que compraste el lunes se usa antes que el del jueves, porque vence antes. Suena obvio, pero sin un sistema los insumos nuevos se van al frente del estante y los viejos se vencen atrás: es la causa número uno de mermas por vencimiento. La implementación es simple: al comprar, cada lote entra con su fecha de vencimiento; al usar, sale el lote más viejo primero. Dos segundos de registro que evitan el bote del mes.

Descontar por receta, no por ojo

El descuento manual de insumos — "salieron como 2 kilos de papas hoy" — no escala: a la semana nadie anota, y al mes el inventario es ficción. El descuento por receta lo resuelve: cada plato de la carta tiene su receta medida (la lasaña lleva 180 gramos de pasta, la salsa lleva sus propios insumos), y cuando la cocina recibe el pedido, el sistema descuenta los insumos solos. La venta deja de ser un número y pasa a ser un movimiento de inventario con nombre y apellido.

Mermas: lo que no se mide, crece

Toda baja de inventario que no es una venta es una merma: vencido, quemado, caído, sobreporcionado, robado. La regla de oro: cada merma se registra con motivo y monto. Las mermas "invisibles" — las que quedan dentro de ajustes genéricos — son las que crecen: un 3% tolerable pasa a un 10% silencioso en un trimestre. Con el motivo registrado, el reporte semanal te dice dónde mirar: si el vencimiento se repite, el problema es compra o estanteado; si el sobreporcionado, la receta; si el faltante sin explicación, el control de acceso.

Conteos cíclicos: 15 minutos al día

En vez del conteo maratón mensual, contar una zona chica todos los días: hoy la cava, mañana la despensa, pasado el bar. 15 minutos con una lista corta de los insumos que más valor concentran. Los faltantes se detectan cuando aún se puede preguntar qué pasó, no tres semanas después. Al cierre de mes, un conteo completo concilia el sistema con la realidad y ajusta la deriva acumulada.

Comprar con punto de pedido

Ni quedarse sin insumo en la hora punta ni financiar una bodeca innecesaria: el punto de pedido (par stock) es el nivel mínimo de cada insumo que dispara la reposición. Se calcula con el consumo diario promedio y los días que tarda el proveedor, más un colchón de seguridad. Con histórico de consumo real — que un sistema perpetuo da solo — el punto de pedido deja de ser una corazonada.

Cómo se conecta con tu plata

El inventario bien llevado alimenta todo lo demás: el food cost por plato (sin inventario no hay costo real), las compras (sin consumo histórico no hay punto de pedido) y hasta el IVA del mes (cada compra con factura es crédito fiscal, y solo se registra bien si la compra entra ordenada al sistema). En Cibāri el circuito es completo: la compra entra con lote y vencimiento, la cocina descuenta al recibir el pedido, las mermas se bajan con motivo, y el kardex de cada insumo queda como bitácora. El inventario deja de ser una tarea y pasa a ser un subproducto de operar.